timhydr (timhydr) wrote in pustye_holmi,
timhydr
timhydr
pustye_holmi

Волонтерская система ПХ

Дорогие друзья, те кто вместе с нами делает ПХ!
У большинства из нас есть понимание, что нам необходимо серьезно отнестись к волонтерской структуре.

Всем кто участвует в работе над фестивалем предлагаю внимательно посмотреть нижеследующий текст. Он достаточно большой, но поднимает достаточно важные вопросы.

Текст также опубликован в
форуме ПХ

Почему об этом речь заходит сейчас - на ПХ:ГЗ, в воскресенье 27-го и 4-го пройдет цикл встреч с обсуждением разных организационных вопросов ПХ.

О матричной волонтерской структуре

Все происходящее на фестивале нужно представить в виде ассоциации проектов.

Термины

Проект - совокупность людей, их действий и используемых ресурсов, направленных на решение задачи значительного масштаба.

Проджект - координатор проекта, человек, отвечающий за реализацию проекта в целом.

Гильдия - волонтерское сообщество, объединяющее волонтеров определенной специализации.

Гильдмастер - координатор гильдии, сосредоточенный на том, чтобы на фестивале были решены задачи гильдии. Координаторов в гильдии может быть несколько, поэтому под «гильдмастером» подразумевается человек или группа людей (небольшая).

Функция - совокупность задач, возникающих на пересечении гильдии и проекта, (исполнение специальности в рамках проекта).

Волонтер - человек, который безвозмездно участвует в работе над фестивалем в составе одного из фестивальных проектов, осознающий себя как специалист одной из гильдий.

Волонтерское объединение - сообщество волонтеров, характеризующееся общностью задач и наличием выделенной информационной среды.



Фестивальный проект - проект, тесно интегрированный в оргструктуру фестиваля.

Приглашенный проект - проект, приглашенный на фестиваль. Решает фестивальные задачи, но его структура слабо интегрирована с фестивальной оргструктурой, а программа курируется фестивалем в незначительной степени.

Коммерческий (фестивальный или приглашенный) проект - проект, ведущий коммерческую деятельность.

Артист - человек, приехавший на фестиваль, чтобы показать что-то посетителям: музыкант, актер, танцор, художник и т.д.

Классы проектов:

1) Фестивальные пространства (проекты, где происходит взаимодействие волонтеров, посетителей, артистов):
- большие сцены (больше чем на 500 чел)
- малые сцены (меньше чем на 500 чел)
- мастер классы
- кинозалы

2) Приглашенные проекты (то же, что и «фестивальные пространства», но сами решающие все вопросы своего функционирования). Обычно предполагается, что они заинтересованы в продвижении своего проекта, марки, которая работает в течение года независимо от фестиваля. Фестиваль курирует их программу в небольшой степени.

3) Фестивальные службы (решают задачи функционирования фестиваля, подразумевающие взаимодействие волонтеров посетителей, артистов). Являются центрами затрат.
- инфоцентр
- медцентр
- прессцентр
- энергетика
- связь
- рембригада
- логистическая группа
- МОРГ
- служба работы с музыкантами
- охрана

4) Фестивальные сооружения (сооружения, не входящие в какой либо проект, где не происходит взаимодействия участников, но к которым крайне полезно относиться как к проектам, то есть просчитывать ресурсы, определять волонтерские группы и координаторов, рассматривать в разных разрезах)
- мосты
- дороги
- артобъекты

5) Проекты-доноры (то же, что и «фестивальные службы», но являющиеся центрами образования выручки)
- автобусы
- автостоянки
- аск
- продажа сувенирки
- платные сервисы (камера хранения, зарядка устройств)
- сбор арендной платы с приглашенных коммерческих проектов
- коммерческие проекты фестиваля (например, можно самим торговать пивом)

6) Приглашенные коммерческие проекты (могут помогать фестивалю как деньгами, так и бартером)
- крупные пищевые точки
- чайные
- торговля
- прокат снаряжения

7) Зафестивальные проекты
- сайт
- отбор музыкантов
- отбор проектов
- акции
- поиск места
- планировка территории
- взаимодействие с властями
- создание фестивальной аудио и видео продукции
- создание агитационной продукции

Об укреплении проектов

Идея проектов в целом понятна. Проекты на той или иной стадии формирования уже существуют на ПХ и путь развития фестиваля очевидно заключается в укреплении этой практики. Что именно нуждается в укреплении?

1) Проекты должны осознавать себя отчетливей. Все волонтеры должны работать не на фестивале вообще, а в рамках каких-то конкретных проектов. При этом ядро волонтеров должно проявиться на очень ранних фазах подготовки.

2) Проекты должны гораздо глубже прорабатываться. При этом:
- план проекта вообще должен быть
- план должен быть цельным (проработаны все значимые стороны)
- план должен появиться на очень ранних этапах. Проекты, не проработанные к дедлайну (скажем 15 апреля), должны сниматься с фестивальной программы
- план должен быть проверен с точки зрения исполнимости и достаточности ресурсов
- в разработке планов должны участвовать волонтеры, которым предстоит участвовать в их реализации
- план должен быть опубликован. При этом формат должен быть понятен
- с планом должны быть обязательно ознакомлены все смежники

3) Проектам должны быть предоставлены возможности привлечения ресурсов.


Большая часть проблем фестиваля сконцентрирована в двух точках - в отсутствии культуры планирования и в дефиците ресурсов. Если бы ресурсов было завались, а также, если бы у нас была бы высокая культура планирования, то по большому счету можно было бы вертикальным делением (на проекты) и ограничиться.

Но если мы ограничимся проектным делением, то мы получим очень слабую структуру из-за того, что мы не сможем найти координаторов, которые смогут вытянуть проект. Как с точки зрения управления, так и с точки зрения ресурсов. Люди, которые возьмутся за реализацию проектов, сделают их не качественно и очень перенапрягутся. Из-за неоднородности качества проектов фестивальное пространство размоется. У посетителей и артистов возникнет масса претензий. Само по себе проектное деление жизнеспособно в одном случае - если за реализацию каждого проекта возьмутся готовые структуры с сильным бекграундом и мотивацией. Например, клубы. Но это очень сильно меняет формат фестиваля, поэтому этот вариант выносится за пределы обсуждения.

Гильдии

Если кратко, то основные проблемы фестиваля это:
- качество подготовки проектов
- дефицит ресурсов
Их нельзя решить полностью, но можно значительно снизить их остроту. Каким образом?

Предлагается в дополнение к системе вертикальных волонтерских объединений (проекты), создать еще систему горизонтальных волонтерских объединений (гильдии).

Гильдия - это сообщество волонтеров (специалистов), занимающихся сходными задачами в разных проектах, объединяющихся, чтобы совместно решать следующие задачи (задачи гильдии):
- вырабатывать оптимальные решения фестивальных проблем
- оптимизировать решение одинаковых задач: закупок материалов, использования инструмента и т.д.
- привлекать новых специалистов в гильдию и распределять их по нуждающимся проектам
- повышать вовлеченность и мотивированность волонтеров гильдии, увеличивать количество привлекаемых личных ресурсов

Главная же цель гильдии - помочь всем проектам решить у себя задачу гильдии. Допустим, задача гильдии дизайнеров в том, чтобы в каждом конкретном проекте были бы хорошо решены задачи дизайна. В связи с этим у ее гильдмастера следующие задачи:
- обеспечить работу гильдии (привлечение волонтеров, их распределение по проектам, инициирование обсуждения вопросов гильдии)
- привлекать ресурсы и распределять их по проектам
- совместно с проджектами прорабатывать их проекты, убеждаться в корректности планов
- "забить тревогу", если на стадии планирования оказывается, что соответствующий аспект в каком-то проекте не проработан
- страховать проджекта - в случае выпадения волонтера гильдии, ответственного в его проекте, перебросить ресурсы из других проектов или из резерва
- мониторить и верифицировать решение задач гильдии в приглашенных проектах
- собирать и публиковать материалы по работе гильдии - вести летопись гильдии

Предлагаемые гильдии (часть сложилась, часть необходимо сформировать):
- дизайнеры
- строители
- инженерные службы (энергетика и связь)
- охрана
- информационное взаимодействие с гостями фестиваля
- работа с артистами
- звук
- питание волонтеров
- хозяйственники (хранение материалов и инструментов на фестивале, ремонт)
- логистика (транспортировка, складирование, экспедирование) на фест
- бюджет (в большинстве случаев эта задача ложится на проджекта)
- аскеры
- худруки (артменеджеры проектов и всего феста)
- HR (распределение волонтеров по гильдиям до феста и работа с потребностями в волонтерах на самом фесте)
- туалеты
- МОРГ

Давайте грубо прикинем сколько у нас проектов - фестивальных сооружений порядка 7, фестивальных служб около 10, пространств около 10, проектов-доноров около 10. (Пока выпустим из рассмотрения приглашенные проекты, но держим в голове, что на координацию с ними нам тоже нужны ресурсы.) Если предположить, что гильдий порядка 15, то мы получаем матрицу с размерностью что-то типа 15 на 45. Соответственно, нам одних только координаторов нужно порядка 60.
Понятно, что матрица у нас не полная (ну например, в проекте медцентр совершенно не нужен аскер... хотя... :-) ) Тем не менее, мы получим порядка 200-300 функций, не говоря уж о том, что во многих функциях нужно значительно больше одного человека.
Простое количество необходимых адекватных людей, задач и связей сокрушительное. И первое, что приходит в голову - "давайте сделаем фестиваль скромнее". Тем не менее, если посмотреть на вещи трезво, то становится понятно, что - ну вот такой реально масштаб у фестиваля. Действительно, в работе над фестом принимали участие несколько десятков координаторов и несколько сотен волонтеров. И задачи стоящие перед фестивалем в целом решаются. Вопрос в том, чтобы научиться делать это несколько лучше.

Как бороться с дефицитом ресурсов?

Для начала нужно определиться с тем, что такое дефицит. Ведь на самом деле на ПХ09 ресурсов было привлечено невообразимое количество. Дефицит - это отставание имеющихся в распоряжении ресурсов от необходимых.
Очевидно, что бороться с дефицитом можно несколькими способами:
- привлекая больше ресурсов от посетителей
- привлекая больше ресурсов от волонтеров (увеличивая количество волонтеров и увеличивая степень вовлеченности каждого из них)
- уменьшая масштаб задач
- увеличивая эффективность использования ресурсов

Чем здесь помогает матричная волонтерская структура?

1) Предполагается, что нам удастся создать работающие волонтерские сообщества, и волонтеры будут вовлечены в подготовку фестиваля на гораздо более ранних стадиях. Если появится достаточное количество волонтеров, увлеченных идеей, то предполагается, что они смогут принять в фестивале более глубокое участие. Например, если бы каждый человек, который приехал на строяк копать туалеты, привез с собой лопату, топор, пилу, молоток гвозди и запас продуктов, то результат был бы сильно лучше, чем если бы он просто приехал с предложением "кто-нибудь скажите мне что делать".

2) Предполагается, что у каждого волонтерского сообщества будет свое лицо - раздел на сайте, где будут поститься материалы сообщества (подробнее об этом в другом разделе - трехзвенная информационная структура). Предполагается, что таким образом увеличится количество волонтеров, присоединившихся к конкретному сообществу с пониманием миссии сообщества.

3) Наведение порядка с оргструктурой выявит ее слабые места (кадровые дыры), и можно надеяться, что появятся люди, готовые взять на себя работу над донорскими проектами. Грубо говоря, если бы нам удалось на каждой сцене наладить аск и продажу сувенирки, то мы бы собрали принципиально больше денег. Обращаю внимание, что сейчас у нас нет конкретного механизма по привлечению волонтеров и предложения волонтерам координаторских задач.

4) Матричная структура очень поможет в планировании и проработке проектов. По состоянию на ПХ09 у нас нет никакого способа отличить проработанный проект от непроработанного. Если мы внедрим матричную структуру, то каждому проджекту придется провести на стадии подготовки совещания с каждым гильдмастером - иначе проект просто не заедет на фестиваль. Во время этих совещаний проблемы даже если не будут решены, то по крайней мере вскроется их наличие. Если мы добьемся, что эти совещания будут задокументированы в информационной системе, то общая готовность фестиваля будет понятна для смежников, что в конечном итоге должно сыграть позитивную роль.

Ну так вот. В реализованной матричной системе, те проекты, которые не смогут подготовиться хотя бы на уровне проработки планов к дедлайну - просто не заедут на фестиваль. Соответственно фестиваль будет скромнее :-).

5) Если удастся запустить в гильдиях процесс продумывания вопросов и поисков путей оптимизации, то можно надеяться, что с теми же ресурсам удастся сделать больше.

Кратко. Проблема хронического дефицита ресурсов преодолима за счет того, что:
а) волонтерские сообщества с конкретными планами будут привлекать ресурсы эффективнее, чем на ПХ09
б) будучи внедренной, матричная система позволит существенно улучшить качество проработки проектов

Давайте остановимся на последнем тезисе поподробнее.

Улучшение качества проработки проектов

В настоящий момент действует следующий принцип: Харлей встречается с каким-то человеком, методом пристального взгляда оценивает его надежность, сообщает ему в общих чертах задачу, после чего об этом человеке забывает. Ну а дальше - как повезет. :-)
Этот метод хорош, прежде всего простотой реализации. И я считаю, что этот метод себя в целом оправдывал. Интуитивно - соотношение заваленных проектов к заявленным, что-то типа 5/10 и это на самом деле прекрасный показатель. Мировая практика стартапов говорит, что из 10 запущенных проектов выживает 1. Иными словами, на ПХ эффективность проектов примерно в пять раз выше чем в целом по планете. :-)

В матричной системе этот метод предлагается проапгрейдить следующим образом - о проекте не нужно забывать:
- проект должен быть внесен в общую проектную сетку
- под проект должна быть собрана волонтерская команда (ядро из тех волонтеров, кто хочет именно этим проектом заниматься), при этом в сборе команды участвует как проджект, так и гильдмастера
- проект должен быть проработан с участием гильдмастеров и ядра волонтеров по всем учитываемым аспектам
- получившийся план должен быть опубликован для смежников
- под этот план должна быть доукпомплектована команда (путем публикаций призывов), дособраны ресурсы, доуточнены детали

Достоинство такого подхода - предположительно сильно поднимается надежность.
Недостаток - на стадии подготовки проекта придется серьезно поработать - координаторы должны будут потратить порядка 50 часов чистого времени, а волонтеры, берущие на себя функцию в рамках проекта - порядка 5 часов. Вообще-то, не очень понятно насколько наши люди готовы морочиться с детальным планированием - это не очень соответствует нашей ментальности - и в этом слабое звено всей концепции.

Кто кому подчиняется?

Не возникает ли в матричной системе проблемы двойного подчинения?

На самом деле в рамках ПХ никто никому не подчиняется. Это волонтерский фестиваль - здесь все участники – Добровольцы, соответственно в любой момент могут выйти из игры. Это казалось бы простое соображение очень сложно до людей доходит. Понятно почему - в реальном мире мы все привыкли к иерархическим отношениям. В чем природа подчинения в классической структуре? В двух вещах - в кнуте и в прянике. Руководитель может поощрить подчиненного, а может наказать. В коммерческой компании, человека можно оштрафовать, можно премировать, можно поднять в должности, а можно уволить. В армии командир может выдать солдату медаль, отпустить в увольнение, а может отправить в карцер или даже расстрелять.
На ПХ координатор сделать с волонтером не может ничего. Как только мы это прочувствуем, то мы сразу понимаем, что никакого подчинения на самом деле на ПХ нет. В лучшем случае есть игра в подчинение. Все что люди делают, они делают по доброй воле, потому что им интересна идея проекта, потому что им по приколу сделать какое-то хорошее дело.
По сути волонтер является спонсором фестиваля потому, что вносит трудовой вклад, который будучи монетаризирован, вылился бы в весьма круглую сумму.

Так в чем же тогда роль координатора по отношению к волонтеру, если он не является его начальником?
Координатор может:
- просить
- убеждать
- помогать
- вдохновлять личным примером
- советовать
- пропагандировать, упирая на значимость проекта
- и т.д.

Иными словами на ПХ нет власти, соответственно нет явления подчинения. Соответственно нет и проблемы двойного подчинения :-). А что есть? Поскольку координатор по отношению к волонтеру занимается не тем, что отдает приказ, а по сути тем, что упрашивает, матричная система сильно упрощает эту задачу потому, что волонтера упрашивает не один человек - проджект, а два - проджект и гильдмастер :-).
Я настоятельно рекомендую смотреть на проблему именно под таким углом, потому что это реалистично.

Вот. Это было маленькое юмористическое отступление.
Tags: оргвопросы
Subscribe
  • Post a new comment

    Error

    default userpic

    Your IP address will be recorded 

    When you submit the form an invisible reCAPTCHA check will be performed.
    You must follow the Privacy Policy and Google Terms of use.
  • 7 comments